Как оформить, хранить и формировать при переводе личные дела учеников: разъяснения юриста
В августе проверьте наличие обязательных документов в личных делах, внесите дополнительные. Актуализируйте информацию по контактным данным, учебным достижениям и заведите новые дела на учеников, которых перевели в ваш класс. В конце статьи – перечень обязательных документов в личном деле школьника.
Как оформить и хранить личное дело ученика
На каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем ребенка документы, в соответствии с пунктом 32 Порядка приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, утвержденного приказом Минпросвещения от 02.09.2020 № 458.
Личное дело – документ строгой отчетности. В соответствии с частями 1, 3 статьи 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273–ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» образовательная организация издает локальные нормативные акты. К таким локальным нормативным актам относится и порядок оформления, ведения и хранения личных дел учеников, например, в виде положения о порядке ведения личных дел.
Положениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена необходимость упорядочивать, хранить в образовательной организации в пределах установленных законодательством сроков либо передачи на хранение в государственный или муниципальный архив личных дел выпускников образовательной организации.
В соответствии с приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» в муниципальных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами, прилагаемые в нем шаблоны и требования возможно использовать как ориентир при формировании своей номенклатуры дел.
Прошивать или брошюровать личные дела. Этот вопрос решает образовательная организация. Важно обеспечить сохранность личного дела, чтобы листы не выпали из него. Сделать удобным ознакомление с личным делом или отдельными документами из него. В дело включать документы, сопровождающие процесс обучения. Например, результаты проверок состояния здоровья, сведения о промежуточных аттестациях, нарушениях дисциплины, поощрениях, участии в олимпиадах, о спортивных достижениях. Скрепите листы так, чтобы можно было достать необходимый документ и вернуть его на место без повреждения личного дела.
Заполнить титульный лист и опись дела. Присвоить порядковый номер личному делу. Это поможет упорядочить личные дела в соответствии с требованиями архивного законодательства и вести учет, в том числе персональных данных, которые содержатся в личном деле.
На каждый класс завести отдельную папку. В папку складывать личные дела учеников, заполнить вкладыш со списком класса и указанием Ф. И. О., номеров личных дел, адресов и телефонов. Все папки с личными делами хранить у руководства школы и выдавать по запросу. Право ознакомиться с личным делом имеют родители школьника. Они вправе получить информацию о том, какие персональные данные их ребенка обрабатываются ОО (п. 5 ч. 7 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Какие документы должны быть в личном деле
Законодательство предусматривает обязательный список документов, которые должны быть включены в личное дело при зачислении ребенка в школу. Посмотрите список в памятке.
Аттестат при приеме на СОО. При приеме на обучение по образовательным программам среднего общего образования представляется аттестат об основном общем образовании, выданный в установленном порядке.
Документы иностранных граждан. Родитель ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляет документ, подтверждающий родство заявителя (или законность представления прав ребенка), и документ, подтверждающий право ребенка на пребывание в Российской Федерации. Иностранные граждане и лица без гражданства все документы представляют на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
Дополнительные документы. Дополнительные документы родители вправе представить по собственному желанию. Однако, прежде чем их включить в личное дело ребенка, проверьте, вправе ли вы обрабатывать персональные данные, которые там содержатся. Все дополнительные документы вносят в опись, как и обязательные.
Учет поощрений. Образовательная организация ведет индивидуальный учет результатов освоения образовательных программ и поощрений школьников, а также хранит в архивах информацию об этих результатах и поощрениях в соответствии с пунктом 11 части 3 статьи 28 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации». Поэтому определите в положении о ведении личных дел порядок пополнения личных дел учеников результатами освоения образовательных программ и их поощрений и контроль за этим.
Копии документов об образовании. В личном деле выпускника образовательной организации хранятся в том числе копии документа об образовании и (или) квалификации, дубликата документа об образовании и (или) квалификации в случае его выдачи, а также доверенность и (или) заявление, по которым был выдан аттестат или дубликат аттестата и копия распорядительного акта, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата, за исключением случаев, когда это связано с мерами безопасности в отношении потерпевших и свидетелей, предусмотренных абзацем 4 пункта 28 Порядка (пп. 25, 27 Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов, утв. приказом Минпросвещения от 05.10.2020 № 546).
Электронный образ аттестата. При отправке по запросу выпускника электронного образа или скан-копии оригинала аттестата об основном общем или среднем общем образовании по указанному им адресу электронной почты оригинал аттестата об основном общем или среднем общем образовании хранится в личном деле выпускника до момента его востребования выпускником или другим лицом. Необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность, и оформленную доверенность, выданную указанному лицу выпускником (пп. 42, 50 Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов, утв. приказом Минпросвещения от 05.10.2020 № 546).
Сведения о медалях за особые успехи в учении. Храните в личном деле выпускника и доверенность и (или) заявление, по которым была выдана медаль «За особые успехи в учении» I и II степеней (п. 5 Порядка и условий выдачи медалей «За особые успехи в учении» I и II степеней«, утв. приказом Минпросвещения от 29.09.2023 № 730).
Согласия на обработку персданных. В заявлении о приеме на обучение родителем ребенка или поступающим указывается в том числе согласие родителя ребенка на обработку персональных данных (абз. 16 п. 24 Порядка). Дополнительного согласия родителя ребенка на хранение представленных документов в личном деле, принятого в общеобразовательную организацию, не требуется.
Справка
Когда ребенку исполнится 14 лет, в его личное дело нужно добавить копию паспорта. При переходе в 10–11-й классы – оригинал аттестата об основном общем образовании
Согласия на все цели. Включайте в личное дело согласия на обработку персональных данных ребенка и его родителей. Берите согласия на все цели обработки, кроме реализации образовательных программ. Например, чтобы зачислить в школу или на дополнительное образование, не нужно согласие, а чтобы отправить ребенка на экскурсию или для участия в олимпиаде, опубликовать фото ребенка на сайте – нужно.
Как формировать личное дело при переводе
При зачислении ребенка в порядке перевода оформите новое личное дело – на основе того, которое принесли родители из предыдущей образовательной организации.
Использовать личное дело из другой школы. Использовать его целиком нельзя, ведь в каждой организации действуют свои правила делопроизводства, порядок присвоения номеров.
Запросить недостающие документы. Проверьте, все ли документы, которые требует законодательство при приеме, есть в личном деле. Если чего-то не хватает, запросите у родителей.
Вы не вправе отказать в зачислении, если родитель чего-то не принес. Для приема обучающегося достаточно личного дела и заявления, а также документа с результатами успеваемости, если зачисляете в школу.
Включить выписку и согласие родителей. Если принимаете ребенка из организации, которая прекратила свою деятельность, лишилась лицензии или государственной аккредитации, включите в личное дело выписку из приказа о зачислении и согласие родителей на перевод.
Как хранить личные дела учеников
Личные дела хранят так, чтобы к ним не имели доступ посторонние лица, в том числе работники, в чьи обязанности не входит работа с личными делами учеников. Связано это с тем, что в личных делах много персональных данных, к которым предъявляют особые требования в силу закона о персональных данных.
Назначить ответственного. Ответственный должен выдавать личные дела работникам под подпись и следить за их сохранностью. Например, чтобы классные руководители выставили отметки промежуточной аттестации.
Проводить ревизию. Ежегодно необходимо проводить ревизию личных дел, чтобы проверить сохранность и актуальность документов. Периодичность проверки устанавливают в локальном акте школы.
Передавать дела в архив. Личные дела детей, которые завершили обучение, передаются в архив.
Согласие на передачу документов, содержащих персональные данные учащихся, в архив не требуется, поскольку подпункт 1 пункта 1 статьи 8 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы муниципальных организаций относит к архивным документам, на которые не распространяются требования Закона о персональных данных (п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Хранить в соответствии с требованиями нормативки. Срок хранения устанавливает номенклатура дел образовательной организации.
Согласия на обработку персданных необходимо хранить три года в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Ситуации с личными делами, которые вызывают вопросы
-
Если ребенок поступил в образовательную организацию на основании результатов отбора, нужно ли хранить документы об этом в личном деле ученика?Обязательных требований о хранении в личном деле ученика, поступившего в образовательную организацию на основании результатов отбора, соответствующих документов не содержится, за исключением интегрированных программ в области искусств. Но вы можете предусмотреть это в своем локальном нормативном акте, регламентирующем порядок ведения личных дел учащихся. В этом случае в течение всего срока хранения личного дела в нем следует хранить протоколы заседаний отборочной комиссии либо выписки из протоколов.
-
Можно ли выдать личное дело родителю, если ребенок завершил обучение в школе?
В законодательстве не предусмотрен механизм выдачи дел родителям учеников, окончивших обучение в образовательной организации. Более того, в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» согласия на обработку персданных, которые включаются в состав личных дел обучающихся, необходимо хранить три года.
Храните личное дело выпускника в архиве школы в течение срока, который установили в номенклатуре дел, а после передайте в муниципальный архив.
-
Надо ли включать в состав личного дела информацию обо всех осваиваемых учащимся курсах в ОО?
Да. В соответствии с пунктом 11 части 3 статьи 28 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» к компетенции образовательной организации относится индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ и поощрений обучающихся, а также хранение в архивах информации об этих результатах и поощрениях.
Если предмет (курс) реализовывался дистанционно, с применением электронного обучения образовательные организации также обязаны вести учет и осуществлять хранение результатов его освоения (п. 22 Правил применения организациями, осуществляющими образовательную деятельность, электронного обучения, дистанционных образовательных технологий при реализации образовательных программ, утв. постановлением Правительства от 11.10.2023 № 1678).
-
Надо ли при приеме ученика в ОО в результате перевода из другой ОО заводить новое личное дело или можно использовать без изменений имеющееся у него дело из другой школы?
Да, надо. Поскольку в каждой ОО должен быть свой локальный нормативный акт, утверждающий порядок ведения личных дел, их номенклатуру и т. д., то личное дело ученика из другой школы не подойдет. Документы из его дела нужно будет структурировать в соответствии с действующим в ОО порядком ведения личных дел учащихся.
Присоединяйтесь к нам и в социальных сетях
Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте e.zamdirobr.ru ).
Жалоба родителей на педагога. Как построить разговор заму, чтобы не дошло до директора
Новая циклограмма по ВСОКО. Приказы и аналитические справки на сентябрь
Упражнения для тренинга, чтобы в сентябре подготовить учителей к нагрузкам в учебном году
Ситуация 1. Педагог прав
| Случай 1 | |
|
Родители одиннадцатиклассницы жалуются на учителя математики за то, что на уроках он мало внимания уделяет заданиям повышенной сложности по ЕГЭ. А эти задания не входят в школьную программу. | |
| Случай 2 | |
|
Мама второклассника жалуется на учительницу своего сына, что ребенку на уроках скучно. При этом вам известно, что уроки строятся грамотно, уровень вовлеченности учеников в работу высокий, учебный интерес у большинства учеников этого класса сформирован. | |
В необоснованных жалобах предметом обвинения выступают педагогические действия, которые педагог совершил по регламенту, справедливо, профессионально. То есть правильно. Типичные случаи необоснованных жалоб родителей на педагога связаны с оцениванием, дисциплинарными воздействиями, объемом и качеством учебных заданий. Родитель ожидает от педагога особой лояльности к своему ребенку. Или его представления об уровне требований, о правилах в школе существенно различаются с принятыми в образовательной организации.
Как действовать. Внимательно выслушайте родителя, чтобы понять истинное содержание его жалоб и пожеланий. Суммируйте то, что расскажет родитель.
Реплики замдиректора
Инструкция
Здесь и далее нажмите Копировать внизу реплики замдиректора, откройте файл Word и вставьте текст
(Ctrl + V)
Озвучьте норматив, который объясняет действия педагога. Иногда жалующийся искренне не информирован. Либо дезинформирован – например, другим родителем или собственным ребенком. Расскажите, какие существуют нормы, правила, программы, документы, которыми учитель обязан руководствоваться. Укажите, что педагог действовал в обсуждаемой ситуации согласно им.
Реплики замдиректора
Дайте жалующемуся ответить на вашу реплику. Родитель может обижаться, возмущаться, ваша задача в том, чтобы, если надо, разъяснить норму еще раз подробно и внимательно выслушать родителя и на этом этапе.
Скажите, что предлагаете обсудить, какие действия, которые вписываются в норму или закон, могут помочь сгладить проблему, облегчить ее решение. Предложите варианты. Например, посещать дополнительные занятия, получить индивидуальное задание по договоренности с педагогом, разделить ответственность семьи и школы, достичь единства в требованиях семьи и школы к ребенку, проконсультироваться у педагога-психолога.
Реплики замдиректора
Совет. Говорите вежливо, но предельно ясно и через закон. Внимательно расспросите, выразите сочувствие переживаниям за ребенка, но сделайте отсылку к нормативу, который объясняет действия учителя. Выдвиньте альтернативное предложение, которое смягчит проблему.
Ситуация 2. Педагог неправ
| Случай 1 | |
|
Учитель, когда ругала шестиклассницу за нарушение дисциплины на уроке, использовала оскорбления, выражалась грубо, непедагогично указывала ученице на недостатки, переходила на личности. | |
| Случай 2 | |
|
Учитель накануне урока выложил домашние задания в электронный журнал после 21:00, родители жалуются, что это происходит не в первый раз. | |
Обоснованные жалобы родителей указывают на неправомерное поведение педагога. Это оскорбления ученика или очевидные нарушения, когда учитель ведет урок. Например, неспособность удержать дисциплину, неадекватный темп, тирания оценками.
Как действовать. Проведите активный расспрос, тщательно зафиксируйте для себя все значимые детали и обстоятельства произошедшего. Так вы познакомитесь с ситуацией и дадите выговориться жалующемуся. Узнайте детали и обстоятельства также от педагога. От педагога запросите письменную объяснительную.
Реплики замдиректора
Покажите, что воспринимаете жалобу всерьез. Не озвучивайте встречные претензии – это только усилит желание родителей наказать школу. Скажите, что поможете. Сразу дайте задание родителю. Например, описать в докладной на ваше имя обстоятельства события.
Реплики замдиректора
Сообщите, какие действия вы предпримете, скажите, что каждое действие будет находиться под вашим персональным контролем, и спросите, чего еще хотел бы родитель для решения ситуации. Выберите из его пожеланий то, что можно и правильно было бы сделать, согласитесь с этим. Назначьте следующий разговор, по телефону или лично, на конкретную дату, чтобы обсудить динамику ситуации.
Реплики замдиректора
Совет. Никого не ругайте, не критикуйте действия родителя или его ребенка. Если ребенок нарушил требования устава, дисциплину, не выполнял задания, напомните правило – «вот это делать надо» – но не в форме критики, а именно в форме правила. Не высказывайтесь негативно об учителе. Вместо этого можно сказать о том, что правильными действиями было бы то-то и то-то.
Проведите активный расспрос и покажите, что приняли жалобу всерьез. Дайте понять, что слышите и сочувствуете. Назовите ближайшие действия по решению проблемы и назначьте конкретное время следующей встречи.
Ситуация 3. Родители жалуются постоянно
| Случай 1 | |
|
Мама девочки приходит в школу с жалобами не реже двух раз в месяц. Ее не устраивает то учебная нагрузка, то оценка дочки по какому-либо предмету, то необходимость предоставить персональные данные для ОГЭ. | |
| Случай 2 | |
|
Папа ученика начальной школы пишет жалобы в школьных чатах и приходит к замдиректора, жалуется на низкую квалификацию педагогов, воспитательные мероприятия, инфекционные заболевания в классе его ребенка. | |
В каждой школе есть родители, для которых жалобы на педагогов – занятие привычное и, возможно, любимое. Их стратегия поведения – выдвигать все новые требования и претензии в ответ на действия школы. Многие из них – это люди, для которых конфликт – способ самопредъявления миру, они не стремятся завершить конфликт, растягивают его, открывают в нем все новые стороны. Такие родители с высокой вероятностью будут жаловаться неустанно и обращаться в инстанции выше. Но попробовать урегулировать поток жалоб от них можно.
Как действовать. Держитесь строго, не бойтесь. Фиксируйте все обращения и жалобы родителей, записывайте, просите родителя написать подробное изложение его пожеланий и претензий. Часто такие родители противоречат сами себе или пишут бездоказательно, огульно. Это может быть важным аргументом, если все-таки они отправят жалобу в вышестоящие инстанции.
Реплики замдиректора
Отвечайте на жалобы кляузника в официальном письменном тоне и всегда добавляйте, что высказывания и обвинения, которые не имеют доказательств, могут считаться клеветническими. Если в жалобах родитель клевещет на педагогов, это ситуация, где надо незамедлительно отвечать юридически грамотными действиями. Оформите письменный ответ на жалобу и одновременно информируйте родителя, что педагог вправе подать иск на него за клевету либо уже подает этот иск, если педагог готов. Смотрите пример ответа на письменное обращение родителя.
Пример ответа на письменное обращение родителя
Реплики замдиректора
Работу по разрешению трудностей, которые были поводом к жалобе, всегда проводите строго по регламенту, документируйте каждый шаг, на письменные обращения отвечайте письменно. Поддерживайте связь с родителем-жалобщиком для информирования о ходе служебного расследования, предложениях, как улучшить ситуацию.
Совет. Не бойтесь. Школы часто сталкиваются с родителями, которые постоянно приходят с жалобой, и вышестоящие органы знают это. На жалобы кляузников реагируйте проведенным по правилам служебным расследованием и письменным ответом в официальной форме. Учитывайте, что запретить подавать жалобы невозможно, но можно подать встречное заявление о клевете.
Фиксируйте жалобы письменно. Предупреждайте о предстоящем служебном расследовании и об ответственности за клевету. Документируйте каждый шаг работы и не пытайтесь подружиться, с такими родителями надо быть не «милым», а сильным.
Присоединяйтесь к нам и в социальных сетях
Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте e.zamdirobr.ru ).
Упражнения для тренинга, чтобы в сентябре подготовить учителей к нагрузкам в учебном году
Пример чек-листа для педагогов
Скачать
Перед началом учебного года я провела тренинг с учителями школьных отделений нашего образовательного комплекса. На мероприятии научились выполнять упражнения, чтобы снять напряжение и справиться с нагрузками. Предлагаю и вам организовать такой тренинг с учителями в начале сентября. А чтобы получить от участников тренинга обратную связь, предложите им заполнить чек-лист.
Подготовительные упражнения и активная игра
В начале предложите упражнения «Разогревалки-самооценки» и «Ассоциация». Они помогут снять усталость, создать атмосферу комфорта и настроиться на работу. Далее организуйте активную игру «Кенгуру». Игра помогает чувствовать себя свободно, вызывает позитивные эмоции.
Упражнение для саморегуляции
Расскажите учителям о способе саморегуляции в стрессовой ситуации – «Методе пяти пальцев» и предложите использовать его в конце каждой рабочей недели, чтобы привести себя в состояние внутреннего психологического баланса.
Упражнения, которые сработают быстро и в любой ситуации
Следующие практические упражнения помогают избавиться от стресса и напряжения «здесь и сейчас». Предложите учителям выполнить упражнение «Замороженные». Сделайте акцент на визуализацию. Упражнение поможет, когда важно сдержаться, сохранить безразличие и невозмутимость, особенно если что-то или кто-то очень злит, раздражает и напрягает. Покажите, как выполнять дыхательное упражнение «Гимнастика Гермеса» и упражнение «Отряхнись».
После выполнения упражнений обсудите вопросы: когда и где можете использовать это упражнение? насколько вы готовы его выполнить, не опасаясь за мнение о вас? Дайте возможность учителям сказать об ощущениях. Что понравилось или смутило, о чем задумались, когда выполняли упражнения. Задавайте общий вопрос всем. Пусть ответят желающие. Необязательно, чтобы все по очереди говорили о своих ощущениях.
Упражнения для педагогов
Инструкция
Выберите карточки с упражнениями. Нажмите на карточку, чтобы прочитать содержание упражнения
Присоединяйтесь к нам и в социальных сетях
Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте e.zamdirobr.ru).
