Разгрузите и себя тоже. Четыре рабочих правила и система «5С», чтобы снизить бумажную нагрузку на замдиректора

Новый закон о снижении нагрузки на педагогов не регулирует нагрузку на администрацию школ, хотя замдиректора тоже приходится оформлять множество документов и отчетов. Я вижу задачу руководителя в том, чтобы сократить документарную нагрузку не только на педагогических работников, но и на своих заместителей. В нашей школе мы руководствуемся четырьмя правилами. Их вывели из практического опыта. А еще используем систему организации рабочего пространства «5С», которая помогает всем членам коллектива самостоятельно регулировать свою нагрузку и экономить время.

Правило 1. Фиксировать перечень документов

Первое, что мы сделали, – написали под свои задачи и внедрили в работу инструкцию по делопроизводству, а также номенклатуру дел школы. В нашей школе действует архив, который является источником комплектования для архивного отдела районной администрации.

Номенклатуру ежегодно утверждает директор, а затем согласуем ее с районным архивом. Это позволяет четко систематизировать необходимый перечень документов, каждый администратор знает, какие документы и в каком виде у него должны быть. Смотрите фрагмент номенклатуры ниже, а полный вариант – скачайте на полях.

Фрагмент номенклатуры

Кликните на точку, чтобы увидеть подсказку

Скачать

Правило 2. Оставить только один вариант документа – бумажный или электронный

Часто в школах встречается дублирование документов в двух форматах. Чтобы это исключить, нужно прописать требования к документам и их формам в локальных актах. Так за последние три года мы полностью отказались от бумажной версии рабочих программ, перевели в электронный формат планы и анализ работы методобъединений, планы работы классных руководителей, протоколы административных советов, документацию руководителей кабинетов. Смотрите пример формулировки в положении о рабочих программах.

Рекомендую обсудить этот вопрос на педсовете или совещании при директоре, чтобы вместе с коллегами найти дубли документов и выбрать для каждого один вариант оформления. Потратите время на обсуждение и корректировку локальных актов, зато снимете вопрос двойной бумажной работы и для администрации, и для педагогов.

Правило 3. Убрать из работы неактуальные документы

Проинспектируйте на актуальность свои документы. Возможно, в работе остались документы, которые сегодня уже не требуются, но вы продолжаете заполнять их по привычке. Например, «отчет на 5 сентября». Раньше в него включали сведения об учениках в разрезе классов и школы в целом: количество мальчиков и девочек, их национальность, возраст. Сегодня все эти данные, если они понадобятся, можно получить из электронного журнала, отчет готовить не нужно.

Заместителю директора по воспитательной работе сегодня значительно проще получить информацию о занятости детей в дополнительном образовании. Портал-навигатор персонифицированного дополнительного образования позволяет получить необходимые выгрузки. Необходимость собирать эти отчеты с классных руководителей отпала. Не нужно также собирать и сводить отчеты по успеваемости с классных руководителей. Все данные автоматизированы в федеральных и региональных системах. О том, как использовать в работе ФГИС «Моя школа», читайте в статье.

Правило 4. Хранить данные в общем доступе для всех администраторов школы

Некоторое время назад мы приняли решение собирать большую часть информации и отчетов в облачном хранилище на Яндекс Диске. Каждый из администраторов создает свою часть базы по направлениям, структурирует материалы по папкам. Это позволяет быстро находить нужную информацию, если нужно подготовить отчет, и не нагружать коллег. Как выглядит систематизация, смотрите на иллюстрации ниже.

Систематизированная база документов в облачном хранилище с общим доступом

Работа с онлайн-документами предполагает и совместный доступ для редактирования. Так, например, план работы школы на месяц в одном документе могут создавать все заместители и члены штаба воспитательной работы. Не нужно собираться вместе или пересылать свои данные кому-то из коллег.

Часть важных документов, которые мы перевели в электронный формат, тоже лежит в этом хранилище. Например, документация руководителей кабинетов, материалы для работы школьных методических объединений, пакет документов по работе школьного ППк.

СПРАВКА

В работе с документами, особенно бумажными, используйте технологии бережливого управления. Основная задача бережливых технологий – оптимизировать процессы через выявление и устранение потерь

Система «5С», чтобы оптимизировать рабочее место

Чтобы организовать рабочее пространство и не терять время и ресурсы, попробуйте внедрить систему «5С». Она получила название от первых букв составляющих ее действий: «сортируй», «соблюдай порядок», «содержи в чистоте», «стандартизируй», «совершенствуй».

Система поможет исключить источники потерь, которые часто встречаются на рабочих местах заместителей и педагогов. Например, скопление бумажных и электронных документов с бесполезной или устаревшей информацией, которые занимают место в рабочей зоне. Или предметы, которые не используются в образовательном процессе, но хранятся в рабочих кабинетах.

На первом этапе – «Сортировке» – важно освободить рабочую зону от ненужных предметов. Разделите все предметы на три категории: нужные, нужные редко, ненужные. Затем распределите их, соответственно, на близком, среднем и дальнем расстоянии от рабочего места. От ненужных предметов и документов со временем можно избавиться.

Второй шаг – «Соблюдение порядка». Во время этого шага обеспечьте удобный и безопасный доступ к предметам на рабочем месте. Создайте визуализацию, чтобы брать и возвращать предметы на место было легко.

Третий шаг – «Содержание в чистоте». Регулярно проверяйте рабочее место, контролируйте исправность оборудования и устраняйте неполадки. На этом шаге нужно выявить и устранить источники загрязнения. Например, скопление нерабочих канцелярских принадлежностей или сломанной мелкой техники.

Следующий шаг – «Стандартизация». Он обеспечивает фиксацию достижений и предотвращает возвращение к существовавшему ранее беспорядку. Средством стандартизации могут стать фотографии рабочего места «до» и «после» введения новых правил, различные обозначения, информационные стенды, указания, краткие инструкции, памятки и схемы. Например, для стандартизации рабочих дел можно использовать визуальную матрицу Эйзенхауэра. Подробнее о ней читайте в статье.

Финальный пятый шаг – «Совершенствование». Цель этого этапа – создать условия для постоянного улучшения достигнутых результатов. Это логичный переход от процессов оптимизации на рабочем месте к внешним процессам, в которых данное рабочее место участвует. «Совершенствование» может включать в себя закрепление зон ответственности за каждым сотрудником, выработку у работников полезных привычек, закрепление навыков соблюдения правил.

К СВЕДЕНИЮ

Ресурсы, чтобы быстрее оформлять отчеты

1. Электронный журнал, ФГИС «Моя школа». Если педагоги и члены администрации вовремя вносят всю информацию, из этих источников можно получить отчеты об успеваемости, выполнении рабочих программ, среднем качестве обучения по предметам, педагогам, классам, посещаемости и другие статистические данные.

2. Портал-навигатора ПДО. Из этой системы можно брать большую часть необходимой информации для отчета ДОД-1. Поэтому очень важно, чтобы данные системы грамотно заполняли педагоги. Это упростит для замдиректора подготовку к отчетам.

3. ФИС ОКО. Данные этой системы пригодятся, чтобы провести качественный анализ, например, результатов ВПР.

4. Сервис «Опросникум» от Государственного института просвещения. Он позволяет создавать опросы, анкеты, тесты, генерировать QR-коды, организовывать взаимопроверку по рейтингу и другие интерактивные формы работы. Например, в сервисе мы проводили опрос родителей об удовлетворенности работой школы – на выходе получили удобный сводный документ с результатами для дальнейшей работы.

5. Нейросети. Их можно использовать, чтобы автоматизировать рутинные задачи. Например, чтобы быстро создавать шаблоны презентаций и выступлений. Посмотрите выше шаблон презентации, которую создали с помощью нейросети.

Присоединяйтесь к нам и в социальных сетях
 

Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте e.zamdirobr.ru ).